PRIMA DEL VIAGGIO

1) Definizione degli obiettivi
Individuiamo le esigenze dell'azienda, le sue finalità ed i suoi obiettivi evidenziando che tipo di evento si vuole organizzare, in modo da proporre un viaggio personalizzato e “su misura”.


2) Profilo dei partecipanti
L'azienda stila il profilo dei partecipanti e in funzione delle loro caratteristiche proponiamo dei servizi ponendo la massima cura nei più piccoli particolari e facendo sì che ogni partecipante si senta sempre “coccolato”.... In una parola rendiamo indimenticabile il loro viaggio!


3) Scelta della meta
In funzione degli obiettivi aziendali proponiamo mete di viaggio “ad hoc”: capitali europee per chi desidera visitare musei, fare shopping ed assistere a spettacoli, destinazioni che abbinano mare e cultura, dove è possibile visitare siti archeologici e fare snorkeling , località balneari esotiche per chi predilige il mare, il caldo e gli sport acquatici.


4) Viaggi a breve raggio
Sono le destinazioni che si raggiungono in 2-3 ore di viaggio, fanno parte di questi viaggi le mete europee e del bacino del Mediterraneo; la durata media di questi incentive è di 3-4 giorni.


5) Viaggi a medio raggio
Sono le destinazioni che si raggiungono in 3-7 ore di viaggio, fanno parte di questi viaggi le mete dell'Africa, di parte del nord America, del Medio Oriente…. la durata media di questi incentive è di 5-7 giorni.


6) Viaggi a lungo raggio
Sono le destinazioni che raggiungono in più di 7 ore, fanno parte d questi viaggi le mete dell'America del Sud, dell'Estremo Oriente….. la durata minima di questi incentive è di 8 giorni.


7) Studio grafico e personalizzazione del materiale
Appositamente per l'incentive, elaboriamo uno studio grafico e realizziamo tutto il materiale tipografico necessario: locandine, programmi, materiale illustrativo, striscioni…. Forniamo e personalizziamo con il logo dell'azienda tutto il materiale necessario: borse, cadeau per i partecipanti, gadget.


8) Definizione del budget
Supportiamo il cliente nella gestione amministrativa e gli sottoponiamo il budget necessario alla realizzazione dell'incentive; curiamo la parte amministrativa di fatturazione con i fornitori.


9)Comunicazione del viaggio
Supportiamo l'azienda in quella che è la campagna di sensibilizzazione all'incentive, curando la campagna d'incentivazione dall'ideazione alla realizzazione, predisponendo dépliant, filmati ed oggetti che richiamino la destinazione prescelta e che mantengano vivo l'interesse dei partecipanti.

DURANTE IL VIAGGIO

1) I mezzi di trasporto
Vi proponiamo il mezzo di trasporto più adatto per il vostro incentive anche se quello più confortevole è sicuramente l'aereo che permette di accorciare i tempi del viaggio. Ci avvaliamo delle più prestigiose compagnie aeree nazionali e di voli charter che danno un tocco di esclusività all'incentive, che permettono di personalizzare il servizio a bordo e che forniscono le massime garanzie di professionalità e qualità.
Suggestivo è anche un viaggio in treno, magari il mitico “Orient Express” o una rilassante nave da crociera.


2) I trasporti interni
Per i trasporti interni ci avvaliamo di fornitori locali altamente qualificati, direttamente selezionati dalla nostra agenzia. Pullman con tutti i confort, auto.…o mezzi alternativi e divertenti che meglio si armonizzano all'ambiente circostante: battelli, jeep, trenini, cavalli, cammelli ...


3) Gli hotel e villaggi
Pensiamo che sia importante per il partecipante “immergersi” nella realtà locale; per questo proponiamo alberghi o villaggi di alta qualità ma che si caratterizzano per la loro unicità e che rispecchiano nella loro struttura le caratteristiche del luogo: gli ospiti assaporano dal primo momento la magia del luogo ...


4) Hostess, accompagnatori e guide
La loro funzione è fondamentale per la riuscita di un incentive; sono loro che fanno sì che il gruppo si senta a proprio agio con la simpatia e la professionalità che contraddistinguono il nostro staff; assistono i partecipanti fornendo informazioni, semplificando le procedure d'imbarco e provvedendo alle necessità del gruppo con la loro costante presenza.
Per i nostri incentive selezioniamo per competenza e capacità le migliori guide locali.


5) Animazione e spettacoli
E' un altro punto focale del vostro incentive; tanto più sarà ben gestita e organizzata l'animazione, tanto più sarà ricordato il viaggio. Abbiamo in programma per il vostro evento serate a tema, e poi tutto ciò che può divertire ed unire il gruppo: un torneo di tennis, una caccia al tesoro, una traversata in battello, una “cammellata” nel deserto, una regata … ed escursioni e spettacoli folkloristici per conoscere meglio il luogo del vostro incentive.


6) Eventi e cene di gala
Per coinvolgere i partecipanti nell'atmosfera magica dell'incentive abbiamo pensato a serate a tema legate al luogo, a cene e serate di gala in luoghi suggestivi: un antico castello, una spiaggia al tramonto, una tenda nel deserto, la piramide di Chichen Itzà come scenario ... Tutto ciò resterà indelebile nella memoria nei partecipanti.


7) Coccole per i partecipanti
Amiamo coccolare i partecipanti fin dalla loro partenza semplificando le procedure per la registrazione dei bagagli e del check in, supportandoli con il nostro personale specializzato durante tutta la permanenza, organizzando delle “sorprese” fuori programma.

DOPO IL VIAGGIO

1) Realizzazione di materiale fotografico e video
Per mantenere vivo il ricordo del viaggio incentive realizziamo ed inviamo ai partecipanti, album fotografici e videocassette dei momenti salienti dell’evento.

2) Realizzazione e pubblicazione del “libro aziendale”
Curiamo la realizzazione e la stampa del libro riguardante il paese dove si è svolto l’incentive, creando un “ diario di viaggio” che documenti aneddoti, esperienze e momenti significati del vostro evento.

3) Consuntivazione del budget
Tutti i dati economici e finanziari dell’evento vengono successivamente espressi in forma analitica attraverso la stesura di un bilancio dettagliato che riassume la parte contabile dell’evento.

4) Programmazione nuova campagna incentive
Appena terminato l’incentive programmiamo con il voi la vostra prossima meta e curiamo il lancio organizzando una serata a tema o inviano una newsletter ai partecipanti.